Correction d'anomalies¶

• Fusion : Certains champs de fusion étaient encodés en HTML dans les messages de type texte
• Fusion: Amélioration du générateur de champs de fusion (meilleure gestion des listes de valeurs)
• Export/Fusion : Correction de l'erreur présente sur le champ "destinataire" dans l'export. Il faut utiliser "destinataire:libelle" pour un résultat satisfaisant.

• Admin : Amélioration des tests faits sur les droits lors de la gestion des modèles de mails

• Portail : Amélioration de l'affichage des données des dossiers liés sur le portail
• Portail : Correction des problème d'affichage constatés depuis la fonctionnalité "Prévisualiser" dans l'interface "Catalogue de démarches"

• Géo : Ajout des villes suivantes dans la base de données géographique : Saint-Barthélemy, Saint-Martin

• Historique d'un dossier : la ligne d'historique indiquant que le dossier a été enregistré n’apparaissait pas en premier

Evolutions¶

Portal¶

• Routage par liste de référence : on ajoute à côté du routage géographique une nouvelle option de routage permettant de déterminer l'orientation des demandes à partir d'une liste de référence.

Process¶

• Evolution de l'historique : Lorsqu'on valide un projet de courrier ou que l'on intègre un courrier, l'ajout de services internes en destinataire n'est pas historisée. Nous ajoutons donc les lignes d'historique correspondant à ces ajouts de destinataires comme cela est fait pour l'ajout d'un partenaire destinataire, en remplaçant dans les 2 cas le libellé "Diffusion à" par "Ajout du destinataire".

Admin¶

• Administration de service : ajout d'un type de modèle permettant notamment de gérer les modèles de SMS

Export¶

• Nous avons constaté que les clients faisaient souvent face à des erreurs liées au format des données. Pour minimiser le risque d'erreur, on aide à déterminer le format de sortie :
  1) en renvoyant le format de chaque champ de fusion dynamiquement
  2) en renvoyant une erreur si le format n'est pas chaîne de caractère, nombre, boolean, date

Fusion¶

• Un nouveau champ de fusion sur les partenaires permet de récupérer la liste des dossiers tels qu'affichés dans l'onglet "Dossiers" de la fiche du partenaire, avec le paramètre correspondant à "Tous profils".

Corrections d'anomalies¶

• Champ de fusion : Retraitement du code permettant de faire un retour à la ligne dans les tableaux pour qu'il soit bien interprété par Word.
• Gabarit d'affichage : le fait que le composant workflow soit déplié ou replié par défaut ne fonctionnait pas.
• Résolution de l'erreur survenant sur la fusion de partenaires lorsque ceux-ci comprennent une donnée de type "chainage par l'adresse".
• Correction d'incohérences dans la base géo

Evolutions¶

Portail¶

• Traçage de l'ouverture des réponses sur le portail
• Affichage du sous-type (s'il existe) dans les fiches des partenaires.
• Affichage de l'objet du dossier dans le bloc "Informations" sur le détail des dossiers

Process¶

• Réinitialisation des tâches au changement de nature d'un dossier incomplet
• Rediffusion à un service : Lorsqu'un dossier est rediffusé à un service (via Diffusion ou Transfert) avec une tâche ou un commentaire :
  - le dossier repasse en non lu pour tous les agents du service l'ayant déjà lu
  - une ligne d'historique est ajourtée, indiquant "A mis à jour la diffusion"
  - sur la base d'un paramètre, il est possible de mettre à jour la date de réception du dossier pour le service vers lequel on re-diffuse

CRM¶

• Pour améliorer la qualité des données, nous avons limité la liste des valeurs possibles pour le type de téléphone des partenaires :
  La liste déroulante est la suivante :
  - Fixe
  - Mobile
  - Fixe pro.
  - Fixe perso.
  - Mobile pro.
  - Mobile perso.
  - Fax
  Les 2 premières correspondent aux valeurs utilisées pour la création de compte portail.
  Les anciennes valeurs (issues d'une saisie libre) ne sont pas écrasées pour le moment mais elles le seront si l'usager ou l'agent met à jour son téléphone (il devra choisir le type parmi les valeurs de la nouvelle liste)

Recherche¶

• Création de nouvelles options de recherche sur le comparateur période :
  - passé : <= date du jour
  - futur : >= date du jour

• Création d'un paramètre permettant de définir pour chaque client si la recherche sur le contenu qui se lance depuis le champ de recherche rapide utilise la recherche par pertinence ou la recherche par critères.

Géo¶

• Mise à jour de la BAN

Corrections d'anomalies¶

• Renommage de la fenêtre d'affectation à un utilisateur : la fenêtre s'appelait "Diffuser à un service". Elle s'appelle désormais "Affecter à un utilisateur".
• Export des dossiers : le classement de service est exportable sans erreur
• Si un utilisateur se libère d'un dossier et perd son droit de visibilité sur ce dossier par cette action, alors la page du dossier se ferme automatiquement

Evolutions¶

Portail¶

• Suppression des données de démarches : Toutes les nuits, les données de démarche d'un demandeur Anonyme sont supprimées. Dès qu'un dossier en lien avec une démarche est supprimé (prérequis = statut clôturant), les données de démarche sont supprimées. Un paramètre est ajouté, permettant de définir la durée avant suppression des données de démarches liées à des dossiers clôturés depuis ce délai : par défaut, le délai sera infini pour les clients Box et sera valorisé à 15 mois pour nos clients SaaS.
• Champ téléphone : optimisation de la saisie du téléphone sur le portail et de la gestion côté back-office.
• Optimisation de l'affichage des dossiers : 2 blocs font leur apparition afin de faciliter la consultation des demandes et réponses : un bloc "Mes demandes liées" et un bloc "Courriers reçus". Les liens entres les dossiers sont affichés de la même manière sans tenir compte du sens du lien. La partie "Résumé" du détail d'une démarche est remontée dans la page pour faciliter l'accès aux dossiers liés et réponses.

Recherches¶

• Création d'un filtre "A des dossiers liés" dont le fonctionnement correspond à la présence de l'enveloppe dans le résultat de recherche.

Corrections d'anomalies¶

• Portail : dès lors qu'une casquette est inactive, elle n'est plus visible sur le portail
• Portail : si un usager a deux casquettes dont une inactive sur un même organisme, ses droits de modification pouvaient être vérifiés via la casquette inactive, et dans ce cas il ne disposait d'aucun droit de modification sur l'organisme
• Portail : Les numéros de rue étaient triés par alpha : [1,10,2] . Ils apparaissent maintenant dans un ordre croissant [1,2,10]
• Portail : Amélioration de la visibilité des informations liées aux casquettes d'un usager.
• Portail : Dans le cas où on crée un compte portail à un usager qui n'a pas de "prénom" dans la donnée civilité : la notification de création de compte était envoyée sans que l'usager puisse modifier son MDP.
• Préférences : La réinitialisation des préférences ne fonctionnait pas soux IE 11
• SignExpress : les documents en PDF sont désormais prévisualisables
• Tâches : correction d'une faute de frappe sur le message à la clôture d'une tâche (" Clôture efectuée avec succès" => "Clôture effectuée avec succès")
• Recherches : Correction de la mauvaise indexation des dossiers suite au changement de nature (Seuls les clients utilisant ElasticSearch sont concernés)
• Export : L'encodage des prévisualisation d'export est en UTF8, comme ce qui est fait pour les exports complets
• Export : Le modifieur "format court" des dates renvoyait le champ de fusion en erreur

Evolutions¶

Portail¶

• Amélioration du comportement du composant Adresse : comme pour le composant "Commune" dans la version 3.07.07, l'usager devra obligatoirement choisir une colonne présente dans le référentiel.

Sign express¶

• Si une action attendue de workflow n'est pas réalisée, alors un message indique à l'utilisateur quelle est l'action a effectuer pour pouvoir viser/valider

CRM¶

• Il sera désormais possible de changer le type d'un partenaire incomplet. Cette évolution ne concerne que les partenaire "racine" non liés à un compte portail

Fusion¶

• Ajout d'une entrée dans le générateur de champs de fusion permettant de générer les champs utilisable dans le cadre de publipostage

DATA Export¶

• La duplication d'un export permet de modifier les natures concernées

Admin¶

• Un nouveau paramètre sur la relève de mail permet à l'administrateur de définir si les mails issus d'une relève doivent être créés comme des dossiers complets ou incomplets.
• Si le gabarit d'indexation est le même pour toutes les natures, il est possible d'utiliser les gabarits d'indexation sans avoir à nécessairement filtrer sur une nature.

Nouveau module : Gestion des rendez-vous¶

Un nouveau module (activable sur demande) permettant de gérer la prise de rendez-vous est disponible. pour le moment seule la partie back-office, permettant aux agents de prendre des rendez-vous pour des usagers, est disponible. La partie Portail sera disponible prochainement et permettra aux usagers de prendre rendez-vous directement sur le portail. La documentation détaille le fonctionnement de ce nouveau module (partie 3 du manuel d'Administration, partie 15 du manuel d'utilisation).

Portail¶

Côté usager¶

• Optimisation de la saisie des communes : les champs de type commune n'admettent qu'une valeur présente dans le référentiel géographique. L'usager doit taper le libellé exact de la commune ou choisir dans la liste pour que la saisie soit valide.

• Création des comptes : un mail d'activation de compte est à présent envoyé à l'usager. Si le compte portail est créé par un gestionnaire dans le back office, le mail d'activation n'est pas envoyé, seul un mail contenant un mot de passe temporaire est envoyé.

Fusion¶

• Le champ de fusion permettant de retourner le libellé du classement de service du propriétaire

Portal¶

• Il est désormais possible de gérer des adresses structurées sur le portail (un champ pour la ville, un pour le code postal, un pour la voie et un pour le numéro). Cette évolution s'accompagne de la possibilité de s'appuyer sur le référentiel géographique de l'application.

• Vérification d'email : sur la base d'un paramètre, il est possible d'activer l'envoi d'un e-mail à la création d'un compte portail pour demander à l'usager de confirmer son e-mail.

Paraph¶

• Partage de brouillons : un nouveau droit permet de donner l'accès à tous les brouillons du service pour l'utilisateur qui le possède. L'utilisateur peut non seulement voir les brouillons mais également agir dessus : soumettre à validation, figer les docs, convertir les docs, supprimer...

Portal¶

Côté usagers¶

• Ajout du module de recherche sur les démarches (paramètre)

Paraph¶

• Actions attendues du circuit de validation : les actions attendues du circuit de validation sont plus visibles. Dès lors qu'une action est attendue à une étape, le libellé de l'action apparait directement dans le circuit. Les messages d'avertissement concernant ces actions ont également été revus pour plus de clarté : le message d'avertissement liste les actions attendues qui doivent être réalisées pour passer à l'étape supérieure.

Process¶

• Tâches : l'ordre d'affichage des tâches n'est plus seulement soumis à l'état de la tâche mais également au libellé. Nous avons donc 2 critères de tri :
1. L'état de la tâche (1. A traiter, 2. Traité, 3. Clos)
2. L'ordre alphanumérique (sur les libellés de tâches)

Ergonomie¶

• Lorsqu'une donnée de contenu peut être multivaluée, un bouton "Valider et continuer" permet de saisir plusieurs fois la donnée sans avoir à passer par le bouton "Ajouter".
• Une infobulle est ajoutée sur les boutons "classer perso", "classer service", "masquer perso" et "masquer service". En effet les intitulés de ces boutons sont les mêmes (Perso/Service), seules les icones diffèrent. Nous avons donc ajouté l'information de l'action concernée au survol (Masquer/Classer).

Fusion¶

• Le champ de fusion "Canal de transmission" est ajouté au générateur.
• Un champ de fusion concernant le circuit de validation est disponible : il permet de remonter le circuit de validation sous la forme d'un tableau d'étapes service, chaque étape permettant d'obtenir le service concerné, la date/heure d'arrivée dans le service, la date/heure de validation, l'utilisateur ayant validé et le statut de sortie de l'étape. Dans le cadre du module Export, une méthode permet de sérialiser l'ensemble du circuit en Json ou en CSV avec, pour chaque étape service : l'identifiant, le code et le libellé du service, la date/heure d'arrivée, la date/heure de validation, le login, le nom et le prénom de l'utilisateur ayant validé et le statut de sortie

Portal¶

Côté usager¶

• Ajout d'un côntrole sur le format du champ téléphone

Paraph¶

• Ajout d'une action attendue de workflow : Figer le document. S'il n'y a pas dans le projet de courrier de fichier au format PDF alors que l'action attendue de l'étape est "Figer le document" alors le visa ou la validation n'est pas possible. Un message indique à l'utilisateur que le document doit être figé pour pouvoir valider.

Suppression et Archivage¶

Les dates d'archivage et de suppression automatiques sont défnies non plus à partir de la date de création des dossiers mais à partir de la date de la dernière clôture.

Géo¶

Mise à jour de la BAN

Case¶

• Enregistrement des recherches de dossiers et de partenaires: lors de l'enregistrement l'utilisateur choisit s'il enregistre les colonnes affichées à l'écran au moment de l'enregistrement ou s'il laisse la possibilité aux utilisateurs accédant à cette recherche de paramétrer les colonnes qu'ils souhaitent afficher (enregistrement de préférences utilisateur).
• Recherche par pertinence : Le résultat de la recherche indique la donnée qui contient l'expression recherchée
• Indexation des fichiers .rtf

Fusion¶

• Gestion du double saut de lignes dans les champs de fusion de type liste

Portal¶

• Accès à l'action "Compléter" : l'accès à l'action "Compléter" sur une démarche a été étendu à l'ensemble des usagers pouvant voir la démarche. Exemple : Si une démarche a été faite pour le compte d'un anfant, et que le père et la mère de cet enfant ont chacun un compte portail lié à l'enfant, ils pourront tous 2 compléter la démarche, peu importe le parent qui l'a initiée.

Process¶

• Améliorations Elastic Search : prise en compte des Thèmes et améioration de la gestion des accents

CRM¶

• PARAMETRAGE : Possibilité de gérer un nouveau modèle de document, éditable depuis la fiche d'un partenaire, pour récupérer les informations du partenaire au format PDF.

Base géo¶

• Mise à jour de la base géo avec les données de la BAN (Base Adresses Nationale)

Portal¶

Côté Back office¶

• AR courrier : si l'expéditeur de la démarche est anonyme, il est possible, sous réserve qu'un champ de type adresse porte le code 'adresseAR', de sélectionner l'adresse postale renseignée dans le champ. De même, si l'expéditeur est authentifié mais a renseigné dans ce champ une adresse différente de celle de son compte, il est possible de récupérer cette nouvelle adresse dans les adresses sélectionnable dans le formulaire de génération d'un AR courrier.

Process¶

• Amélioration des règles de confidentialité sur les commentaires personnels : au sein du service, seuls les utilisateurs ayant le droit d'affecter peuvent consulter les commentaires personnels adressés aux agents du services, si le paramètre autorisant de voir les diverses affectations au sein du service est activé.

• Réintégration de documents sur les entrants : Tout utilisateur pouvant modifier un document sur un entrant est mesure de réintégrer un document sur ce dossier.

• Fusion : Le champ de fusion ${note:expe:emails} permet de remonter la collection d'emails d'un partenaire, telle que retournée dans les fonctions d'AR ou d'expédition.

CRM¶

• Donnée civilité : il est possible de rendre la donnée civilité (Monsieur, Madame) facultative sur les partenaires utilisant cette donnée.

Admin¶

• Traçabilité de l'origine des modèles de documents, mails, lettres type et circuits de validation (ajout de l'information "Hérité de...")

Portal¶

• Les listes de référence rattachées aux partenaires sont gérables sur le portail
• Si la démarche n'a pas d'étape (ie lien vers page externe), le message suivant qui s'affiche normalement au lancement d'une démarche non connecté "'Souhaitez-vous poursuivre en non connecté ? ..." n'est pas affiché
• Mise à jour des champs calculés : lorsque le formulaire utilise des champs calculés (champs de fusion), la modification d'un champ source entraine la suppression de la valeur du champ cible.

Recherche¶

• Gestion des guillemets dans Elastic Search

Base géographique¶

• Mise à jour de la base géographique sur le base de la BAN (Base Adresses Nationale)

Technique¶

• Bannettes de l'accueil : la gestion des bannettes dépend de la configuration et non plus de code

Changelog 3.06.07

Process¶

• Document mixés à l'expédition : si le paramètre permettant d'utiliser les champs de fusion sur les dossiers entrant est activé, alors les documents "mixables" sont mixés dès lors qu'ils sont joints à un expédition (= les champs de fusion sont valorisés, pour le document expédié uniquement).

• Conformité des PDF au RGI : passage à la version 1.7 pour les PDF issus de la numérisation

• Champs de fusion pour indexation par nature : La gestion des natures offre la possibilité de définir des valeurs à indexer, basées sur des champs de fusion de dossier.
  L'interface de création de ces champs à indexer est basée sur l'IHM de construction des exports.

• Envoi des notifications : Si 2 notifications sont envoyées sur le même dossier à moins de 10 secondes d'intervalle, la seconde n'est plus envoyée.

• Recherche : Ajout du comparateur "aucun" sur le filtre "Propriétaire précédent"

• Message d'erreur : ajout d'un message d'erreur explicite si un utilisateur tente d'accéder via un lien dans un mail de notification à un dossier supprimé.

• Ergonomie : ajout de la gestion de l'affichage des tâches dans le gabarit de dossier (voir documentation tâches V7 : https://forge.6tzen.fr/documents/365)

• Fusion : ajout de ligne dans les champs de fusion de type tableaux

• Champs de fusion : ajout et amélioration des champs de fusion portant sur les tâches (voir documentation tâches V7 : https://forge.6tzen.fr/documents/365)

Case¶

• Optimisation des processus de numérisation

Portal¶

Coté usager¶

• Champ adresse : ce champ se présente par défaut sur 2 lignes, pour permettre à l'usager de saisir une adresse complète
• Message d'avertissement : lorsqu'une démarche est accessible en mode connecté uniquement, l'ordre des message d'avertissement a été inversé pour d'abord informer le demandeur de la nécessité de se créer un compte avant de lui dire quel type de compte est nécessaire pour faire la démarche.

Process¶

• Tâches : évolution majeure du module. Voir documentation V6 : https://forge.6tzen.fr/documents/356
• Recherche : Dans le cadre des recherches enregistrées (perso ou service) la liste des colonnes à afficher est désormais mémorisée.
• Recherche (export) : lors de l'export de résultat de recherche, seules les colonnes affichées sont exportées.

Case¶

• Edition des AR mail : la fonctionnalité d'édition d'AR par mail permet de sélectionner une adresse mail saisie dans le démarche et plus seulement l'adresse du compte [Clients portail uniquement]

CRM¶

• Critères de recherche : ajout de filtre de recherche sur les champs date dans l'interface de recherche des partenaires

Géo¶

• Mise à jour de la BAN

Process¶

• Filtres et recherche : le filtre "Pour intervention" contient 3 critères : Oui, En cours, Terminé.Dans les critères Oui et Terminé, est désormais pris en compte le cas où mon service a été propriétaire, en plus des cas actuellement pris en compte (pour rappel : mon service est propriétaire, mon service a une tâche)

• Filtres et recherche : Ajout du filtre "Propriétaire précédent ="

• Affectation : Dans le cas ou un utilisateur a affecté un dossier à un utilisateur dans un service fils, tous les utilisateurs pouvant créer cette affectation peuvent la supprimer.

• Informations d'historique :
  - Ajout dans l'historique de l'information correspondant à une diffusion vers un partenaire (sous la forme "Diffusé à + libellé du partenaire").
  - Ajout des changements de statuts (l'information était déjà stockée dans l'historique des statuts)

Portal¶

Côté usagers¶

• Suppression automatique des espaces : les espaces sont automatiquement supprimés dans les champs de types nombre.
• Affichage des nombres : Les nombres sont systématiquement affichés avec un séparateur de miliers dans la page de résumé

Administration¶

• Nouveau paramètre sur les champs "nombre" : possibilité de forcer la saisie de n chiffres après la virgule.

Case¶

• Ne concerne que les clients portail en production : Refonte de la gestion des destinataires/ Expéditeurs/ Bénéficiaires pour permettre la gestion de la notion de correspondant

DATA Export¶

• Dupliquer un export (dans la même instance) : Ajout d'un bouton "Dupliquer" dans l'interface de gestion des exports.
• Exporter/importer un export (vers une autre instance) : Ajout de boutons "Exporter" et "Importer"dans l'interface de gestion des exports. Lorsqu'on clique sur "Exporter", un fichier xml est téléchargé sur le poste. Pour Importer, cliquer sur le bouton correspondant et sélectionner le fichier.

Paraph¶

• La statut de projet de courrier n'est pas réinitialisé lors de la soumission à validation du projet de courrier

Admin¶

• Editeur de gabarit : optimisation de l'affichage

Portal¶

• Dupliquer une démarche : permet au demandeur de dupliquer une démarche soumise. Un nouveau brouillon est produit, et le demandeur peut modifier des informations avant de soumettre cette nouvelle demande.

Process¶

• Historique des tâches : Une interface présentant l'historique d'une tâche est disponible.

Fusion¶

• Nouveaux champs disponibles (pour des besoins d'export statistiques principalement)
  - Date du dernier transfert de propriété (pour un dossier)
  - Date de l'entrée dans le circuit de validation (pour un projet de dossier)
  - Date de clôture

Admin¶

• Accueil enrichi : les actualités sont désormais rédigées en HTML et peuvent intégrer des liens web. Il est également possible de définir pour quel(s) service(s), l'actualité est visible, et si le bloc de texte est replié ou déplié par défaut.

• Désactivation d'un type de tâche : il est désormais possible de désactiver un type de tâche.

• Lors de l'import d'un fichier de configuration XLM, il est possible de choisir quels éléments sont mis à jour (gabarits, natures, listes de références...)

Ergonomie¶

• Optimisation de l'affichage des radio-boutons

Technique¶

• Amélioration de la réactivité des IHM

Portal¶

• Affichage des informations portail dans le Back Office : L'onglet Portail des fiches de partenaire est affiché pour les partenaires fils du partenaire sur lequel est crée un compte Portail.

Case¶

• Nouvelles informations de dossier : Sont affichées dans le dossierles informations suivantes: le service ayant attribué la propriété et la date à laquelle le service est devenu propriétaire

Case¶

Tâches¶

• Proposer les taches dans l'action de prise en charge

Process¶

Action Convertir les documents¶

• Simplification de l'action "Convertir les documents" sur les notes, pour garder 2 options :
  • convertir au format d'entrée : fusion bureautique en conservant le format initial du document (ODT, DOC ou DOCX)
  • convertir en PDF : fusion et conversion PDF
    Les clients ayant l'habitude d'utiliser "mixage" (vers ODT ou vers DOC) pourront maintenant utiliser "Convertir au format d'entrée".

Recherche¶

Rappel : nouveau module (basé sur ElasticSearch et activable par un paramètre)

• Modification ergonomique : la recherche par pertinence affiche d'abord la portée de la recherche puis le champ texte
• Suppression de l'ancienne indexation
  • l'indexation full text peut être faite exclusivement via ElasticSearch (activable par un paramètre)
    • dans ce cas, la recherche ne sera pas possible si on tente de combiner des critères de type "contient les mots" avec des critères incompatibles avec ES.
    • dans ce cas également, il est possible d'avoir un mode de recherche qui mixe les dossiers publics et les dossiers du service, en remplacement des 2 options actuellement proposées.

• Ajout du critère sur la source de données dans la recherche par pertinence
• Suppression des critères "texte contient" sur les contenus textuels

Paraph¶

• Traçabilité des versions de document : sur la base de l’activation d’un paramètre, la version n-1 n'est plus stockée dans historique/fond de dossier mais comme version du document directement dans la note.

Technique :¶

• Sécurisation du code VBS pour la modification en ligne (ajout des contrôles sur les arguments passés à la commande permettant de lancer la modification WebDAV des documents)
• Possibilité (via paramètre) de forcer la non utilisation de l'applet pour le WebDAV et la numérisation (et réintégration), y compris sur un navigateur compatible avec JVM installée.

Portail¶

RNA et API Association du SGMAP (DLNUF)¶

• Création d'un type de champ RNA. Ce champ combiné avec l'utilisation de l'API Association du SGMAP permet de pré-remplir des champs de formulaires avec les données des associations fournies par cette API (à partir du numéro RNA)
• Dans la fiche du partenaire, une petite loupe permet de restituer les données disponibles dans l'API Association du SGMAP dans un popup, sous une forme équivalente à ce qui est fait avec le SIRET.

Sous-types de partenaires¶

• Un champ de fusion permet de récupérer le sous-type d'un partenaire (voir syntaxe dans le générateur)
• Il est également possible de gérer ces sous-types de partenaires dans la configuration de 6Tzen

Case¶

Tâches¶

• Ergonomie : l'affectation à un utilisateur et à un service peut se faire depuis la tâche (et non plus uniquement via les actions de diffusion) grâce à 2 nouvelles icônes ajoutées dans le bloc de tâches : une icône utilisateur pour l'affectation nominative, icône organigramme pour l'affectation à un service.

• Ergonomie : le champ permettant de choisir la tâche dans le formulaire d'affectation a été remonté au dessus du champ commentaire.

• Nouvelle version de la documentation : https://forge.6tzen.fr/documents/335

Paraph¶

• Traçabilité de l'auteur d'une version d'un document : l'utilisateur à l'origine d'une version est indiqué après chaque version du document

• Expédition : un nouveau mode d'envoi de mail permettant de ne pas transmettre directement les fichiers mais d'inclure dans le mail des liens pour le téléchargement des fichiers joints est disponible (activation de paramètre côté éditeur).

Portal¶

• Routage : ajout de 2 types de champs permettant de faire du routage géographique : un champ listant les départements et un champ listant les régions. Ces 2 champs peuvent porter le code « adresseRoutage ».

Case¶

• Glisser/déposer : le glisser/déposer de fichier fonctionne sur les dossiers intégrés via la gestion de contenu.

• 2 informations sont ajoutées dans les courriers et peuvent être affichées en colonne :
  - Le service à l’origine du transfert
  - La date du transfert

• Affichage de la progression lors du téléchargement des fichiers : Si le traitement prend plus de 300ms, un indicateur de progression s’affiche à l’écran.

• Modification du statut au transfert de propriété :
  - Unitairement : les statuts non clôturants applicables à la nature sont proposés
  - En masse : les statuts non clôturants communs à toutes les natures sont proposés

Tâches¶

• Gestion des tâches au transfert de propriété : l’option « Masquer » est proposée au transfert de propriété :
  1. si il y a une tache affectée au service propriétaire uniquement : clôture de la tâche et masquer
  2. si il y a une tache affectée au service propriétaire ET à un ou plusieurs autres services : supprimer l'affectation sur la tâche de service qui transfère et masquer

• Description : la description est facultative

• Modèles de taches : il est possible de définir des modèles de tâches dans les natures. Chaque modèle de tâche comporte les informations suivantes :
  - Code de référence du modèle de tâche
  - Libellé
  - Délai de traitement par défaut (permet de calculer la date d’échéance sur la tâche)
  - Affectataire par défaut
  Paramètre d’activation :
  - Si la nature est intégrable (=entrante) : activé automatiquement à l’intégration : oui / non
  - Si la nature est issue de projet de dossier : activé automatiquement à la signature : oui / non
  A l’enregistrement du dossier/dignature du projet, les tâches sont créées à partir des modèles activés automatiquement avec un état « A traiter » et une date d’échéance calculée à partir du délai de traitement par défaut (si existant). Les autres restent en attente.

• Affichage : Les types de taches affectées au service courant peuvent être affichés en colonnes dans les listes

La documentation à jour sur les tâches est disponible ici : https://forge.6tzen.fr/documents/334

Process¶

Recherches¶

Sur la base de l’activation d’un paramètre, vous pouvez bénéficier du nouveau module de recherche de 6Tzen permettant des recherche contextuelles plus précises, ainsi que des recherches par expressions (« ou », « et », « sauf »…)

Paraph¶

• Suppression d’une étape nominative : Il est possible de supprimer l’étape nominative d’un agent dans un circuit de validation. Cette possibilité est donnée aux utilisateurs ayant accès en modification aux projets de courrier dans le service

• Sur la base de l’activation d’un paramètre, il est possible de faire en sorte que tous les utilisateurs identifiés en « suivi par » d’un projet de dossier puissent modifier les documents (uniquement les documents) contenus dans le projet de dossier.

Fusion¶

• Champs de fusion "tâches": des champs de fusion portant sur les informations relatives aux taches sont disponibles :
  - TaskTypeWraper (nouveau) : libelle , code
  - NoteTaskWrapper (nouveau) : libelle, type (TaskTypeWraper), typeEtLibelle (concaténation de type + libellé si présent), dateEcheance, proprietaire, affectataireUtilisateurs, affectataireServices
  - NoteWrapper (modification) : taches (tableau de NoteTaskWrapper), tachesService (tableau de NoteTaskWrapper)
  Exemple : Pour avoir les types de tâches affectées au service courant, utiliser : ${note:tachesService:collect(type):join(',')}

• Champs de fusion sous forme de tableau : Amélioration du rendu des champs de fusion : possibilités de restitution sous forme de tableaux.

Ergonomie¶

• Menu déroulant : sélection via la saisie clavier
  Sur les menus déroulants (combo) monovalués, il est possible de sélectionner la première entrée correspondant à une saisie clavier effectuée lorsque le champs porte le focus, à l'identique de ce qui est fait sur les comobo basiques dans un navigateur.
  Exemple : choix de nature, canal de transmission, type de partner, etc

Technique¶

Les navigateurs supprimant les mécanismes permettant aux applets java de fonctionner (Chrome v.45 et FireFox d'ici la fin de l'année), 6Tzen s’adapte et propose de nouvelles solutions pour gérer les fonctionnalités s’appuyant sur ces applets :
- Numérisation de masse : la numérisation se fait par sélection de fichier uniquement, l'interface s'adapte en fonction de la présence/ absence de java
- Modification en ligne : un programme doit être téléchargé sur le poste de l’utilisateur. L’application propose le téléchargement du programme dès que l’utilisateur veut modifier le document en ligne.

Le cas de la signature électronique reste à l’étude pour le moment.

Case¶

• Nouvelle version du module de gestion des tâches : documentation disponible ici https://forge.6tzen.fr/documents/329

Champs de fusion¶

• Tri sur des tableau de contenu : permet par exemple d'afficher les commentaires dans selon leur date de mise à jour.
  exemple : ${note:contenusMeta('_freeText'):sort(dateMiseAJour,false):get(0)}

Case¶

• Nouveau module de Gestion de Tâches : Documentation disponible : https://forge.6tzen.fr/documents/328

Portal¶

Administration¶

• Suivi de la fréquentation du portail : Les téléchargements de fichiers sont suivi par l'outil Piwik (statistiques de fréquentation du portail)
• Fichiers XML de démarches : Le code INSEE est ajouté dans les fichiers XML de démarches dès lors qu'une ville est renseignée

Case¶

• Refonte des notions de confidentialité et de visibilité : L'objectif est de clarifier la gestion de ces deux notions en renforçant leur imbrication.

Ainsi, on conserve dans la définition d'une nature, les 3 paramètres actuels :
- confidentiel par défaut : oui/non
- confidentialité modifiable : oui/non
- visibilité hors diffusion : ne conserver que deux niveaux (oui/non) (le niveau "Résumé uniquement" devient équivalent à oui).

En gestion, on opère les modifications suivantes :
- la confidentialité est appliquée au niveau du dossier et non plus pour chaque service destinataire: elle ne sera donc gérable après intégration (si cela est autorisée) que par le propriétaire du dossier. En reprise de données, la confidentialité du propriétaire est appliquée à tous les services destinataires.

- Pour les accès hors diffusion :

si la visibilité est à NON, alors le dossier ne sera jamais visible hors diffusion.
si la visibilité est à OUI et que la confidentialité est à NON, le dossier sera visible aux agents disposant du droit noteResume sur le domaine et les agents ayant en plus le droit noteDetail pourront voir le détail de la note.
si la visibilité est à OUI et que la confidentialité est à OUI, le dossier sera visible aux agents disposant du droit noteResumeRestricted sur le domaine et les agents ne pourront voir que le résumé (ou le détail s'ils ont le droit noteDetail).

NB : le droit noteResumeRestricted est un nouveau droit. Les clients actuels n'ont pas ce nouveau droit dans leur configuration.

Ces nouvelles règles doivent s'appliquer sur la recherche de dossiers publics et l'onglet Dossiers des partenaires.

• Notifications : Le nom du service/utilisateur est disponible dans les notifications envoyées suite à la suppression d'une donnée sur un dossier.

Case¶

• Circuit de validation : l'étape précédente est automatiquement cochée.

Portail¶

Générateur de démarches¶

• Paramètre sur champ de type adresse : il est possible de préciser une liste de codes ISO de pays pour limiter la liste des pays proposés sur le portail.
  Côté usager, la liste des pays du champ adresse est limitée aux codes ISO cités (s'il y en a).
  Si un seul pays est proposé, le libellé s'affiche sans menu déroulant.

• Routage géographique : le routage géographique est disponible sur un champ de type commune

Côté usager¶

• Pièces jointes : si le formulaire contient des champs en erreur et des champs de type "Fichiers", alors la validation du formulaire ne supprime plus les fichiers déjà téléchargés par l'usager.

Process¶

• Sélection d'un thème : les modalités de recherche ont été modifié : la recherche se fait avec un comparateur "contient" au lieu d'un comparateur "égal".

• Recherche : Ajout d'un critère de recherche sur la priorité des dossiers

Fusion¶

• Générateur de champs de fusion : amélioration de l'outil pour la récupération des listes (tri, filtres...)

• Générateur de champs de fusion : Ajout du champ de fusion pour récupérer le thème

Dematree¶

• L'annuaire est exportable

Case¶

• Création de dossier : un paramètre permet d'avoir la liste des natures au clic sur Intégrer un dossier afin de permettre à l'utilisateur de choisir la nature du dossier à intégrer avant d'ouvrir la fiche d'intégration

Admin¶

• Enrichissement des possibilités sur la définition des gabarits : tri sur la date de dernière modification des dossiers liés, affichage d'icônes cliquables pour les partenaires et les services, ...

DATA Export¶

• Extension de la partie « Export de données métiers » avec le format de sortie table PostgreSQL.

• Rappel : Cette fonctionnalité (à activer par Adminext) vous permet de collecter les données issues des demandes des usagers et de vos réponses afin de pouvoir les exploiter. L’administrateur fonctionnel peut paramétrer ces exports (à partir des champs de fusion disponibles dans l’application).

• Ces exports sont réalisés quotidiennement au format CSV et maintenant PostgreSQL.

• Plusieurs paramètres ont été ajoutés dans la configuration des exports :
  - « conserver les données purgées ? » : permet d’indiquer si vous souhaitez conserver dans la base d’export, et donc dans les csv qui en découlent, les données purgées (en cas d’export statistique) ou non (en cas d’export de données personnelles). NB : la CNIL impose du purger les données (= effacer les dossiers) des usagers au bout d'un temps défini en fonctions de certains critères.
  - pour chaque colonne de l’export, un type de données peut être défini (chaînes de caractères, entier, nombre à 2 décimales, booléen, date). Cela définit le type de données dans la base PostegreSQL ainsi que dans les outils de visualisation qui peuvent se rattacher à cette base (comme par exemple Serenytics).

• Les règles suivantes ont été mises en place en cas de modification des exports :
  - Les natures sur lesquelles portent l’export et le paramètre « conservation des données purgés » ne sont pas modifiable après la 1e exécution (trop d'incidence possible).
  - Le nom de l'export ou le nom des colonnes peuvent être modifiés sans incidence sur les données (y compris celles purgées qui sont conservées le cas échéant)
  - La suppression ou l’ajout d’une colonne n’a pas d’incidence sur les autres colonnes. Seuls les données disponibles sont calculées dans le cas d’une nouvelle colonne mais les donnes purgées sont conservées sur les autres colonnes le cas échéant.
  - Le changement de type ou de champ de fusion utilisé provoque le recalcul de toute la colonne (entraînant la perte des données purgées le cas échéant)

Case¶

• Création d'une nouvelle colonne sur les dossiers : heure de dernière modification.

• Identification des services dans l'historique des propriétaire : le libellé long a remplacé le code court.

• Relève de mail :le mécanisme d'appariement est simplifié (sur paramètre). Si un seul partenaire possède l'adresse mail de la demande, l'appariement avec ce partenaire est automatique.

• Affichage du message lors de la recherche par référence sur un projet de courrier : si le projet de courrier n'est pas accessible par l'itilisateur, un pop up l'informe du service dans lequel le projet est en cours de validation.

Portail¶

Générateur de démarches¶

• Suppression de la notion d'ajout de fichier XML dans 6Tzen Admin. Le fichier XML est systématiquement joint.

Administration¶

• Surcharge de texte : création d'un droit pour surcharger le footer des mails issus du portail

Côté usager¶

• Visibilité des partenaires liés :Lorsqu'un utilisateur connecté sur le portail accède à la fiche d'un organisme (ou citoyen) sur lequel il est chaîné avec une casquette gérante, il visualise tous les autres utilisateurs chaînés sur ce même organisme.

Portail¶

Côté usager¶

• Nombre à virgule : l'usager peut indifféremment utiliser le point ou la virgule.

Publication¶

• Affichage des valeurs : Sont affichable en colonne les éléments suivants : le type de routage, le groupe de routage, l'intitulé de la démarche et le nom de sortie de la démarche

Générateur de démarches¶

• Opération en code JS : il était possible de cacluler des sommes grâce au code JS, il es présent possible d'effectuer des soustractions, des multiplications et des divisions.

Syntaxe :

Portal.Utils.Request.calcul("<code_resultat>", "<formule>", readonly);

Exemple d'utilisation :

Portal.Utils.Request.calcul("F3", "Math.round({F7_L1_C1}+Math.round({F7_L2_C1}*19.6/100)-{F7_L1_C1}/{F7_L2_C1})", true);

Si un des champs n'est pas un nombre ou vide alors le résultat est vide

Case¶

• Changement de nature d'un dossier : il n'était pas possible de modifier la nature d'un dossier si celui-ci était issu du portail. Cette règle a été assouplie :

- le changement de nature est possible si 2 ou plus sont autorisées
- la liste des natures autorisées exclut, dans le cas d'un dossier provenant du portail, les natures ayant un compteur différent de la nature courante.

• Réintégration de document sur un dossier entrant : il est désormais possible de réintégrer des documents correspondant à un dossier entrant

• Association automatique d'un document sur un dossier : il est possible, depuis la nature de dossier, d'associer automatquement un document à un dossier. Voir module Admin, Association d'un document à une nature.

Paraph¶

• Expédition : Dans les informations stockées au niveau du message d'expédition, les informations suivantes sont disponibles :
  - l'adresse d'expédition lorsque celle-ci est spécifiée
  - l'adresse mail de l'utilisateur qui a fait l'expédition au niveau de "Envoyé en copie à" lorsqu'il a coché la case "Recevoir une copie".

Admin¶

• Générateur de champs de fusion : les libellés proposés ont été harmonisés avec les libellés utilisés dans les fiche d'indexation (exemple : "référence expéditeur" devient "référence interne")

• Générateur de champs de fusion : une nouvelle méthode permettant de filtrer sur des listes d'éléments a été implémentée. Cela permet par exemple, depuis un dossier, de récupérér la liste des dossiers liés dans lesquels on trouve une donnée précise (recommandé : oui).

• Générateur de champs de fusion : il est possible d'ajouter un filtre sur les éléments suivants : code court de la nature, du type, du domaine.

• Envoi de mail au changement de statut : Valable uniquement pour les clients utilisant le module Portal. Dans l'interface d'administration des statuts externes, il est possible d'associer un mail spécifique qui sera envoyé à l'usager lorsque le statut associé au mail sera positionné sur sa demande issue du portail.

• Association d'un document à une nature : Dans la définition d'une nature, il est possibile d'ajouter des documents qui seront ajoutés automatiquement au moment de l'intégration ou de la signature du courrier.
  L'ajout d'un document prévoit :
  - le choix du document (à télécharger depuis le poste de travail)
  - le nom du document (qui sera utilisé comme nom de contenu)
  - le type de donnée acceptant des document parmi celles définies sur le type de la nature
  - le choix de fusion parmi 3 options : Pas de fusion, fusion bureautique, fusion PDF.

Lors de l'ajout du document, si l'option de fusion est "Fusion bureautique", celui-ci devra être automatiquement converti dans le même format que le fichier d'origine, afin de fusionner les champs. Si l'option est "Fusion PDF", le document sera figé en PDF. Si "pas de fusion", alors on conserve le document avec les champs de fusion non traités.

DATA Export¶

• Export de données métiers : Cette fonctionnalité(à activer par Adminext) vous permet de collecter les données issues des demandes des usagers et de vos réponses afin de pouvoir les exploiter. L’administrateur fonctionnel peut paramétrer ces exports. Ils sont réalisés quotidiennement au format CSV.

Référentiel Géographique¶

• Une mise à jour du référentiel a été appliqué : 421 communes ont été créées, 1086 ont été supprimées

Portail¶

Côté Usager¶

• Lorsqu'une étape ne comporte pas de champ obligatoire, le texte "Les champs suivis d’une astérisque (*) sont obligatoires" n'apparaît plus.

Case¶

• Liste des dossiers liés : Il existe une colone permettant d'afficher une icône enveloppe lorsqu'un dossier ou un projet de dossier est lié au dossier affiché. Le clic sur l'enveloppe permet d'afficher la liste des dossiers et projets de dossier liés.

• Gestion des documents sur les dossiers entrants : Il est possible d'intégrer des champs de fusion sur les documents présents dans les dossiers entrants. La prévisualisation de documents contenant des champs de fusion aura pour effet de fusionner les champs (comportement équivalent à la prévisualisation des projets de dossier).
  Le bouton "Regrouper les documents" a également pour effet de fusionner les champs.
  Le bouton "Convertir les documents" est disponible, et permet de traiter la fusion vers les formats Doc, Docx, Odt ou Pdf sur un dossier.

Paraph¶

• Accès aux brouillons : tout utilisateur identifié en "suivi par" sur un brouillon y a accès via la bannette "Mes projets de courrier". Il peut :
  - regrouper, visualiser et télécharger les documents (boutons d'action du bloc Export)
  - modifier les documents en WebDAV depuis la fiche de détail
  Il n'a pas accès aux actions : Modifier, Fusionner, Figer, Signer électroniquement, Statut, Supprimer, Soumettre à validation

Portail¶

Côté Usager¶

• Modification du message de blocage de compte : "Votre compte est désactivé pour des raisons de sécurité. Veuillez vous reconnecter ultérieurement." est remplacé par : "Votre compte est désactivé pour des raisons de sécurité (ou ce compte n'existe pas). Veuillez vérifier vos identifiants ou vous reconnecter ultérieurement."

Générateur de démarches¶

• Calcul de pourcentage : Il est désormais possible de calculer un pourcentage à partir de valeurs pré-renseignées dans les précédents champs de la démarche et d'afficher ce résultat dans une cellule de tableau.
  Exemple :
  

  
  Portal.Utils.Request.calculPourcentage('<code_champ_resultat>', '<code_champ_total>', '<champ_champ_partie>'[, <nombre_apres_virgule>[, <ratio>]])
  
  

  
  nombre_apres_virgule: correspond à l'arrondi. 0 pour aucun chiffre apres la virgule, 2 pour 2, etc... (0 par défaut)
  ratio: correspond au ratio du pourcentage (par defaut 100). 10% avec un ratio de 1 affichera 0.10 et avec 10 un ratio de 100.

Exemples :
Portal.Utils.Request.calculPourcentage('F7_L1_C1', 'F7_L2_C1', 'F7_L3_C1')
Portal.Utils.Request.calculPourcentage('F7_L1_C1', 'F7_L2_C1', 'F7_L3_C1', 2)
Portal.Utils.Request.calculPourcentage('F7_L1_C1', 'F7_L2_C1', 'F7_L3_C1', 2, 1)

Paraph¶

• Envoi des documents de l'entrant lié : Lors d'une expédition, les documents du dossier entrant lié sont disponibles au même titre que les documents du sortant, à la différence près qu'il ne sont pas cochés par défaut. Cette évolution n'est sensible que si le paramètre permettant de visualiser les documents de l'entrant depuis le sortant est activé.

Case¶

• Création des dossiers : De la même manière qu'il est possible d'accéder au formulaire de création d'un partenaire depuis la fiche de création d'un dossier, il est désormais possible d'accéder à la fiche de création d'un dossier depuis une donnée de type 'lien vers un dossier'.

Admin¶

• Nouvelle gestion des listes de références : les nouvelles listes de référence dites "simples" (i.e. à une seule colonne) sont gérées sous une entrée unique dans l'interface d'administration "Données de référence simples". Un sélecteur permet d'afficher toutes les listes de références "simples" disponibles.

• Nouveau paramètre dans le gabarit : dans la gestion des natures, le gabarit admet un nouveau paramètre applicable au composant "lien vers un dossier" (cmp_noteLinkFromNote) permettant de filtrer les dossiers appraissant dans le composant par nature ou type de nature.
  exemple d'utilisation :

<cmp_noteLinkFromNote id="noteLinkFromNote">
<filter nature="*" />
</cmp_noteLinkFromNote>
<cmp_noteLinkFromNote id="noteLinkFromNote2" title="Demandeusager + Signalement">
<filter nature="Demandeusager" />
<filter natureTemplate="signalement" />
</cmp_noteLinkFromNote>

Portail¶

Générateur de démarches¶

• Mise à disposition du code javascript pour figer le contenu d'une cellule de tableau.
• Mise à disposition du code javascript permettant de cacher des champs en fonction des valeurs choisies par l'usager dans l'étape.
• Permettre la saisie d'une valeur par défaut dans les colonnes d'un tableau.

Publication¶

• Possibilité de surcharger le mail envoyé à l'usager lors de la modification du statut de sa demande.

Portail¶

Générateur de démarches¶

Mise à disposition de code javaScript pour le masquage de champs et les calculs dans les tableaux (voir documentation).

Portail¶

Générateur de démarches¶

• Dans les champs fichier, une aide est proposée pour permettre à l'utilisateur de restreindre les types de fichiers joignables.
• Il est possible de générer les champs de fusion, même si la démarche n'est pas accessible en modification.

Publication¶

• L'identification d'un bouquet lors de la publication d'une démarche n'est plus nécessaire. Cela permet notamment de gérer la publication de démarche en réponse à un dossier publié.
• Le libellé des démarches catalogue affiché dans le menu déroulant de choix au moment de la publication, et dans la colonne correspondante de la liste des démarches publiées, est préfixé par le code de la démarche.
  Exemple : 6tzen-0022 - Demande de place en crèche (Niv.1) Version 1 / Révision 1
• Le formulaire de contact évolue et devient une démarche gérable au même titre que les autres démarches.

Côté usager¶

• Accès aux dossiers sortants depuis le portail : le concept de "boîtes de réception", permettant aux usagers connectés de consulter les dossiers produits par 6Tzen Admin est mis en place. Les dossiers sortants ne seront visibles que via ces boîtes de réception, gérées par les concepts de pages et de blocs dans l'administration du portail (voir documentation).

Autres¶

• Le numéro de la demande est accolé au nom du fichier de récépissé pour permettre une différenciation rapide des différents récépissé reçus.

Process¶

• La gestion des notifications personnelles ne permet plus de sélectionner des natures non disponibles à la création ou à l'intégration, et seules les natures de sortants sont proposées pour les notifications concernant le parapheur.
• L'écran de recherche permet d'afficher les demandes sous forme d'agenda : il suffit de choisir la donnée de type "date" éligible à la recherche par agenda que l'on souhaite faire, et d'appliquer ensuite les autres critères souhaités. L'affichage des résultats de la recherche ne se fera pas sous forme de liste, mais sous forme d'agenda.
• Il est possible d'enregistrer et de partager des recherches portant sur les partenaires (comme il est possible de le faire sur les dossiers).
• Un bouton disponible dans "Mes préférences" permet à chaque utilisateur de réinitialiser ses préférences d'affichage (ordre de tri, colonnes, etc.).

Paraph¶

• Mise en place de la signature électronique par cachet serveur

Fusion¶

• Le champ de fusion permettant de récupérer l'utilisateur identifié dans le champ "Utilisateur affecté par défaut" a été ajouté aux champs disponibles dans le générateur.
• Un nouveau modificateur, permettant de mettre la première lettre d'une chaine de caractères en minuscule, a été ajoutée (uncapitalize).

Admin¶

• Lors du changement de nature sur un dossier existant, la limitation aux natures du même domaine n'existe plus. La limitation est faite sur les natures basées sur le même type, en tenant compte des restrictions éventuelles sur les types d'usagers expéditeur/destinataires déjà présents sur le dossier.

6Tstore¶

• Les démarches du catalogue peuvent être téléchargées.